Un puesto de trabajo digital en la nube con Microsoft Office 365

El teletrabajo se ha convertido en una opción imprescindible para ganar en adaptabilidad y para desarrollar las aptitudes de cualquier profesional. Ya no es necesario estar presente en una oficina o empresa para trabajar. Entre las herramientas más eficaces para conseguir este objetivo se encuentra Microsoft Office 365.

¿Qué ofrece Microsoft Office 365?

Como su nombre indica, una muestra completa de los programas de Office más usados en entorno Windows como Word, Excel, Outlook y Powerpoint. Gracias a la nube de Internet, el trabajador tiene acceso directo a cualquier labor que se le quiera encargar y puede comenzar a trabajar de inmediato. Además, incluye otras opciones de enorme utilidad como:

• OneDrive. Este disco duro personalizado es ideal para ir almacenando el trabajo realizado y para recibir nuevas indicaciones. El usuario puede seleccionar quién tiene acceso al mismo y marcar las pautas de uso.
• SharePoint. Permite crear un sitio web específico para compartirlo con el resto de trabajadores, clientes o socios de la empresa.
• Microsoft Teams. Es una de las aplicaciones más eficaces porque permite crear equipos de trabajo, chatear, concertar encuentros y subir archivos para que sean más fácilmente consultados por los miembros del departamento correspondiente.
• Dynamics 365. Funciona como un ERP o CRM, por lo que mejora la sensación de una experiencia laboral más completa.
• Yammer. Es un complemento ideal para las redes sociales de la empresa y para estar en contacto directo con los grupos correspondientes de trabajadores.
• Flow. Permite automatizar todo tipo de actividades programando la actualización de contenidos y facilitando la fluidez en la actividad profesional.
• One Note. Es el bloc de notas ideal para apuntar todo lo necesario fácilmente y tener siempre a mano esa información.

Para sacarle el máximo partido a este programa solo es necesario tenerlo instalado en un ordenador Windows 10 y una conexión a Internet estable. Gracias a su adaptabilidad, se puede instalar en cualquier dispositivo móvil. El empleado podrá comprobar las labores pendientes, recibir correos electrónicos o descargarse lo que necesite para trabajar en cualquier parte.

¿Cuáles son las ventajas del uso de Microsoft Office 365?

Aparte de las mencionadas, se podrían agrupar en el siguiente listado para entender más fácilmente la indudable eficacia de Microsoft 365:

• Es una plataforma de trabajo compartida por todos los trabajadores y también por terceros que tengan algún tipo de relación con la empresa. Se gana un tiempo precioso a la hora de dar a conocer el estado de los procesos pendientes. También se permite la adición de nuevas labores, de las que se puede ir comprobando su avance progresivo.
• Las actualizaciones son constantes y automáticas. Windows se limitará a informar al usuario de su existencia. Las instalará antes de que el equipo correspondiente se apague.
• Ofrece distintos tipos  de suscripciones, pero con la posibilidad de personalizarlas al máximo. Cada empresa pagará exclusivamente por lo que usa, convirtiéndose en una alternativa ideal para ahorrar en los costos mensuales.
• Su seguridad es muy alta y está en continua revisión por parte de Microsoft. Un ataque por parte de un ciberdelincuente puede provocar daños de los que hasta el 80 % de las empresas no logra recuperarse. El almacenamiento de los datos en la nube impide esta posibilidad.

¿Por qué Microsoft Azure ha logrado revolucionar el sector del teletrabajo?

Básicamente, por haberse convertido en una plataforma virtual en la que es posible encontrar más de 600 aplicaciones. Además, basa su éxito en tres pilares:

• Máquinas virtuales.
• Servicios en la nube.
• Aplicaciones constantemente actualizadas.

La combinación de Azure y Microsoft 365 es infalible, ya que garantiza que la información compartida con cada empleado va a estar siempre a buen recaudo. Además, acorta sensiblemente la velocidad del intercambio de documentos al no tener que depender de dispositivos físicos para esta labor.

¿Cuál es el objetivo final de Microsoft 365?

Que el teletrabajador no encuentre ninguna diferencia respecto al desempeño de su labor en el centro de trabajo correspondiente. Igualmente, las características arriba comentadas ayudan a crear un puesto de trabajo digital. A este se puede acceder fácilmente y sigue formando parte del organigrama de la empresa.

Se le añade a esta ventaja la facilidad de uso de todas sus aplicaciones, su diseño amable y el excelente resultado gráfico que ofrece. Apenas unos días son suficientes para conocer todas sus características y sacarles el mejor partido posible. Solo son necesarios conocimientos básicos de informática.

Microsoft 365 es una alternativa muy útil para las empresas y los teletrabajadores que adopten esta manera de trabajar. Esta opción alcanza ya cotas de más del 40 % de la plantilla de las empresas de algunos países, como Japón. Quizá sea el mejor momento para irse preparando de cara al futuro al apostar por una alternativa tan eficaz y adaptable como la que se acaba de describir.

Por cierto que el 21 de abril de 2020 Microsoft Office 365 oficialmente pasa a denominarse Microsoft 365.