Cómo trabajar en remoto y no morir en el intento

Hay mucha gente cuya productividad nunca llega a su punto máximo cuando trabajaba en un entorno de oficina. Por eso trabajamos en remoto.

Trabajar a diario en una oficina tiene sus inconvenientes. Los desplazamientos diarios, las conversaciones vacías, las distracciones y, por supuesto, las reuniones. Hay mucha gente cuya productividad nunca llega a su punto máximo cuando trabajaba en un entorno de oficina.

Por eso desde hace años nuestro equipo trabaja mayoritariamente en remoto. Así evitamos que haya personas que solo cronometren sus ocho horas, y luego se vayan a casa a hacer su «verdadero» trabajo creativo. También evitamos los que no hacen nada en la oficina y simplemente fingen estar ocupados hasta salir de trabajar a las 18 horas.

El trabajo a distancia parece que es más popular que nunca. Para el año 2020, el 50% de la fuerza laboral estadounidense trabajará a distancia. Algunos porque quieren, otros porque tienen que hacerlo. Y tiene sentido. Trabajar a distancia, si se hace bien, es una situación en la que todos los involucrados ganan.

No tener que desplazarse a una oficina es uno de los factores más importantes para aumentar la felicidad de los trabajadores. Incluso aunque solo se tarde 30 minutos en llegar. Hay pocas cosas que la gente odia más que su viaje al trabajo.

Otros beneficios de trabajar a distancia son un horario de trabajo más flexible y, por lo general, un coste más bajo para la empresa. Los aspectos positivos son bastante claros para ambas partes, al menos en la superficie.

Trabajar a distancia es atractivo para muchas personas, muy pocas son buenas en ello.

Sin embargo, aunque trabajar a distancia es atractivo para muchas personas, muy pocas son buenas en ello. La mayoría de las personas que trabajan a distancia están distraídas, son improductivas y ciertamente no desempeñan su trabajo de la manera que deberían. La vida a distancia no es fácil y hay que aprender a hacerlo bien.

Las reglas que aplicamos en el trabajo en remoto

Estas son las reglas que aplicamos para que nuestros trabajadores sean trabajadores remotos de éxito.

Conocerse

Aunque algunos digan «el trabajo a distancia es el futuro», no es así a nivel general. Simplemente no funciona para todos.

El trabajo a distancia no funciona para todo el mundo.

Para empezar, trabajar a distancia suele ser bastante solitario. Algunos necesitan las conversaciones diarias en la fuente del agua y un sentimiento tangible de pertenencia. Esto puede existir hasta cierto punto dentro de un equipo remoto, pero es muy diferente. Por ejemplo, el chat en Slack puede ayudar a reemplazar las conversaciones diarias en la máquina de café, pero no es lo mismo que sentarse y compartir el almuerzo con los compañeros de trabajo.

Además algunas personas, si se les da la oportunidad de trabajar desde casa, no logran nada porque se distraen fácilmente o simplemente necesitan el horario fijo y la estructura de la vida en la oficina.

Pregúntate a ti mismo:

  1. ¿Cuánto valoro la interacción social a lo largo del día?
  2. ¿De qué manera específica podría crear un equilibrio social saludable como trabajador a distancia? ¿Sería suficiente?
  3. ¿Cuánto valoro y dependo de la estructura de un entorno de oficina?

Hemos trabajado con personas que eran dos personalidades completamente diferentes cuando trabajaban a distancia en comparación con trabajar en una oficina. Hay que ser honesto consigo mismo antes de lanzarse al trabajo remoto y preguntarse: ¿Está hecho el trabajo remoto para mi? ¿Necesito un espacio físico dónde socilizar?

Sobrecomunicar

Esta es la práctica más importante de un trabajador a distancia de éxito. Hay que sobrecomunicar, casi hasta el punto de sentirte como si estuvieras hablando solo.

El reto de trabajar a distancia es que uno no sabe realmente lo que están haciendo otras personas de su equipo. No puedes simplemente ir a su escritorio e intercambiar unas palabras durante el almuerzo. Sincronizar de forma remota significa que tienes que programar una llamada o molestarlos a través del chat, y no puedes tener reuniones todo el día para asegurarte de que estás al día con todo el mundo.

La mayor frustración al trabajar con personas a distancia es cuando esas personas no se comunican – personas que no hacen preguntas, que no dicen lo que están haciendo o lo que han logrado. Es fácil pasar desapercibido y desaparecer cuando se trabaja fuera del lugar de trabajo; hay que luchar activamente contra ello.

Los más perjudiciales son los que hacen suposiciones, suponiendo que alguien haga algo con respecto a X o que se ponga en contacto con Y. No hay nada más tóxico para un entorno de trabajo remoto que las personas que hacen suposiciones:

  • «Vaya. No respondí a ese email porque asumí que lo harías tu».
  • «Supuse que te pondrías en contacto conmigo si necesitabas algo.»
  • «Pensé que ya lo habías hecho.»
  • «Pensé que esto no era tan importante, así que no lo hice.»

Prohibido suponer. No hay nada más tóxico para un ambiente de trabajo remoto que la gente que hace suposiciones.

Si ya en el trabajo en la oficina hay que eliminar las suposiciones, en un equipo de trabajo en remoto todavía más. Sobrecomunícate y se proactivo al respecto. Acércate inmediatamente y trata de informar a la gente sobre lo que estás haciendo con la mayor frecuencia y eficiencia posibles. Eso no significa que tengas que programar docenas de reuniones, pero un simple mensaje en el chat de tu grupo, como «Hey equipo, hoy voy a trabajar en X. Que lo sepais.», pone a todos al corriente de lo que se va a hacer y da la oportunidad a los demás de intervenir si fuera necesario.

Hay que sobrecomunicar todo: En qué estás trabajando, cuándo crees que estará terminado, si te estás quedando atrás y cuánto te estás quedando atrás.

Incluso si la gente no responde a tus actualizaciones de estado, tienes que seguir enviándolas. El hecho de que alguien no conteste no significa que no valga la pena haber dedicado unos minutos a informar de la situación, sino todo lo contrario. Significa que los compañeros que trabajan en remoto con nosotros se sienten informados.

Nos encanta trabajar con personas que dicen lo que piensan tan abiertamente como sea posible, personas que se acercan proactivamente a todo y que no rehúsan molestar a alguien si creen que es importante. OJO solo si creen que es importante. Lo peor que puede pasar cuando trabajas a distancia es que trabajas en algo durante una semana entera, sólo para descubrir que todo lo que hiciste no era en absoluto lo que tu equipo esperaba que hicieras. La sobrecomunicación ayuda a establecer expectativas. Y, además, te ayuda a gestionar mejor tu tiempo, ya que mantener a los demás informados siempre debe ser la tarea pendiente más importante.

El informe diario de situación

Sí, la tercera regla también se refiere a la comunicación. Es así de importante.

Intentamos tener relativamente pocas reuniones al trabajar a distancia. Las llamadas son una pérdida de tiempo en su mayor parte. Hacemos llamadas con el equipo cada semana porque elevan la moral y permiten construir relaciones (algunas personas necesitan esto más que otras). Pero la mayoría de los días, es preferible ser eficientes y productivos. Después de todo, esa es la razón por la que trabajamos a distancia.

Pero hay una práctica que es increíblemente efectiva: El informe diario de situación. Es un simple correo electrónico enviado a cualquier hora del día.

El informe de situación diario es el que informa al resto de compañeros sobre lo que has hecho hoy, lo que vas a hacer mañana y dónde necesitas ayuda.

Esta actualización de estado sigue las siguientes reglas:

  • No se le permite pasar más de cinco minutos escribiendo esta actualización. Hay que ser eficiente y por eso no nos debe llevar mucho tiempo. Al poner el límite de tiempo, nos enfocamos en los detalles más importantes y la actualización de estado podrá ser leída fácilmente por el resto del equipo.
  • Usamos el siguiente formato:
    • En qué he trabajado hoy
      • Algo que hice
      • Algo más que hice
      • Otra cosa que hice
    • En qué trabajaré mañana
      • Algo que quiero hacer mañana
      • Otra cosa que quiero hacer mañana
    • Donde estoy atascado
      • Necesita ayuda con XXX

Todos los días hay que coger esta plantilla, rellenarla y enviarla al resto del equipo. Cómo solo le vamos a dedicar cinco minutos, es fácil introducirlo en la rutina diaria. Y cada punto se debería enlazar a tareas en Teams, archivos en One Drive, webs, etc para que los demás puedan tener el contexto de lo que haces. Eso ahorrará tiempo a todo el mundo.

Estos tres puntos aumentan la productividad del equipo remoto sin tener ninguna reunión, especialmente cuando se trabaja en diferentes zonas horarias.

Al compartir lo que has trabajado hoy, los demás saben lo que has logrado sin tener que preguntarte. Tu lista de «mañana» le hace saber al equipo que tienes suficiente trabajo para estar ocupado mañana y además el resto puede planear su propio trabajo en torno a esas tareas. En el peor de los casos, otra persona del equipo puede decir: «Oye. He visto que quieres trabajar en esto mañana. ¿Puedes trabajar en otra cosa en su lugar?»

Pero el tercer punto en la lista es el más importante. Es dónde estás atascado y/o dónde necesitas ayuda. Si lo que vas a trabajar mañana es en lo que estás atascado, los demás sabrán que necesitas ayuda para avanzar. Si la tarea en la que estás atascado se repite varios días, algo no funciona. Por eso es importante enviar el informe todos los días.

Las tres claves para trabajar en remoto

Conocerte, sobrecomunicar y tener una estructura de cómo comunicar son en nuestra experiencia la mejor forma de convertirte en un trabajador remoto de éxito.

Si haces estas cosas bien, todo lo demás vendrá después.

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