MICROSOFT TEAMS, el mejor aliado del teletrabajo

La conectividad que ofrecen las nuevas tecnologías de la comunicación es la herramienta que aprovecha la plataforma MICROSOFT TEAMS para facilitar el trabajo en grupo. Desde cualquier ubicación se pueden poner en contacto el conjunto de integrantes de una organización o una empresa.

Las distancias se difuminan al compartir un mismo espacio común en el que hablar, compartir documentos, trabajar al mismo tiempo documentos o gestionar archivos, entre otras funciones. Y con las ventajas de contar con un sistema de organización de labores y establecimiento de avisos. Todo, siempre, dentro de un mismo entorno.

Microsoft Teams se nutre y actúa en sinergia con aplicaciones que forman parte del paquete de Microsoft Office 365 (Microsoft 365). Así, se trabaja en un entorno relacionado y con las posibilidades de gestión y de comunicación que presentan SharePoint, Planner y Skype for Business, por ejemplo. Entre sus opciones está la de mantener conversaciones, individuales y grupales, con videollamadas de alta calidad. Es una plataforma con aplicaciones orientadas a facilitar el trabajo, hacerlo más ágil, y aumentar la productividad y la rentabilidad.

Qué dinámicas de trabajo actuales se tienen en cuenta

Los sistemas de trabajo de las entidades y corporaciones se han adaptado a los nuevos recursos. La comunicación online ha permitido la flexibilidad en la localización de los integrantes de los equipos y ha hecho los contactos instantáneos.

Con Teams se establece un entorno laboral compartido. Un espacio que funciona como una Intranet donde compartir documentos, gestionarlos, estar en contacto en tiempo real y guardar los temas tratados. De esta manera los diversos departamentos y partes del organigrama cuentan con un lugar de intercambio común en la nube.

Así se fomenta el trabajo en grupo, tanto si las personas están físicamente en una misma ubicación (en las oficinas de la sede de la empresa, por ejemplo) como en cualquier otro sitio. Solo se puede acceder a este espacio conjunto con las credenciales correspondientes y con la conexión a Internet de los diferentes dispositivos electrónicos que acogen la plataforma:

• Ordenadores.
• Portátiles.
• Tablets.
• Smartphones.

El sistema de creación de grupos facilita la gestión del personal en organizaciones de tamaños muy variados, tanto por el volumen de integrantes que tiene la entidad como por la diversidad de sedes que puede presentar. A través del entorno digital, la distancias desaparecen.

Hoy en día ya no es necesario que todas las personas trabajen en un mismo espacio físico. El teletrabajo se ha convertido en una opción para ciertas labores, tanto en el trabajo autónomo como formando parte de equipos. De esta manera se abre el abanico de alternativas para compaginar la vida laboral y la familiar, con lo que el grado de satisfacción del personal puede aumentar y, al mismo tiempo, su motivación y su productividad.

Cómo se gestiona la planificación

Además de las opciones de comunicación, Microsoft Teams también es una herramienta de gestión y organización de tareas. Con la experiencia de uso de sus recursos se puede sacar partido a una planificación sencilla e intuitiva. Es posible organizar reuniones, crear eventos y diseñar un calendario.

Esta información se compartirá con todo el personal seleccionado para que disponga de esos contenidos y puedan estar al tanto de las novedades con su sistema de avisos.

Por otra parte, este entorno también presenta facilidades a la hora de crear notas, difundirlas y transmitir archivos. Incluso existe la posibilidad de la modificación compartida y simultánea de un documento de trabajo. Por ejemplo, con la opción de una pizarra virtual en la que tomar anotaciones, la cual está accesible a todos los participantes de una reunión online.

A las actividades que se organizan desde la plataforma se pueden incorporar otros integrantes del equipo con los que se comparte el trabajo y también personal externo. A través de invitaciones gestionadas por su sistema de mensajería, es posible incorporar a proveedores, clientes, etcétera; y que así sean partícipes de los temas tratados.

También existe la opción de utilizar las diversas apps del paquete informático de una manera personalizada. Los usuarios pueden aplicar su conocimiento en unas herramientas digitales con una larga trayectoria y una metodología ampliamente difundida para quien trabaja en el entorno informático.

Cuáles son las formas de comunicación

Las maneras de estar en contacto dentro de Teams son variadas, respondiendo a las necesidades de cada momento.

• Llamadas telefónicas. Desde la plataforma es posible gestionar la configuración de los altavoces y micrófonos.
• Videollamadas. Pueden ser tanto individuales como múltiples. Existe la opción de difuminar el fondo detrás del interlocutor para aumentar la privacidad.
• Conferencias. Organización de webinars y eventos de formación
• Reuniones telemáticas. Encuentros planificados, en los que se puede invitar tanto a miembros del equipo como a convidados.
• Mensajería. Chat escrito y posibilidad de envío de documentos.

Las conversaciones se pueden realizar tanto en formato 1 on 1, a través de espacios privados dentro de la plataforma, como grupales. Esta configuración facilita la puesta en común de ideas y la organización. Con la opción de guardar los contenidos se dispone de un archivo digital para consultar de una manera accesible y rápida lo tratado con anterioridad

Cómo se garantiza la seguridad

La seguridad en Internet y en todas las aplicaciones que se nutren del ciberespacio es un objetivo prioritario. Esto lo buscan tanto los desarrolladores de las aplicaciones como los usuarios que al final las utilizarán.

En esta plataforma de trabajo y comunicación las garantías de privacidad se tienen en cuenta a la hora de transmitir la información y realizar las conversaciones gestionadas desde Teams. Las comunicaciones se encriptan de manera continua, tanto en en tránsito durante los momentos en los que se realiza la llamada, la videollamada o el envío de mensajes, como en reposo.

También contempla una metodología segura en el proceso de autenticación de los usuarios que intervienen y son invitados. Sean integrantes del equipo o participantes externos. Los recursos de Teams cuentan con los servicios en la nube de Microsoft, con los niveles de protección y seguridad con los que se resguarda.

La utilización de Microsoft Teams ofrece un abanico de oportunidades para las empresas que buscan aumentar su productividad y eficacia con el trabajo en grupo, en contacto y sin importar las distancias. En una de las novedades más destacadas de Office 365, desarrollada para responder a las necesidades de conectividad y operatividad de entidades de características muy diversas.