Metodología Agile y Scrum: la clave para coordinar a equipos remotos

La metodología Agile y el Scrum dan respuesta a las empresas más dinámicas del mercado, cuya presencia a nivel internacional define la descentralización de sus equipos de trabajo.

La coordinación de equipos de carácter virtual o remoto y la metodología utilizada para ello definen un nuevo concepto de trabajo, más abierto, creativo e innovador, donde los avances tecnológicos interpretan el papel principal.

Actualmente, cada vez más empresas recurren a la deslocalización de equipos. La internacionalización y la necesidad de contar con colaboradores empresariales en diferentes ámbitos geográficos supone que, cada vez más, se repartan equipos profesionales por todo el mundo.

Esta tendencia socioeconómica requiere una estructura sólida que consiga definir un plan de coordinación garantista y efectivo. Para ello, con la metodología Agile y Scrum se resolverán los tiempos, las distancias y el consenso.

Para todo ello, Internet y las nuevas tecnologías aportan soluciones diseñadas para facilitar el trabajo entre grupos de trabajo virtuales que se encuentren localizados en diferentes puntos del planeta.

¿Qué son los equipos de trabajo virtuales?

La globalización abrió paso a conceptos diferentes de negocio y permitió que muchas empresas desarrollaran sistemas de trabajo adaptados a sus necesidades y a las de sus clientes.

El concepto de equipo de trabajo, por tanto, ha cambiado desde hace unos años a la actualidad. El modelo tradicional centralizado en un mismo espacio ha dejado paso, progresivamente, a un concepto más abierto de equipo disperso.

Cuando se habla de equipo virtual se debe entender como un tipo de trabajo desempeñado por un grupo de profesionales que persiguen un objetivo común, pero que no se encuentran juntos de forma física, ni temporal ni espacialmente. Se encuentran en localizaciones geográficas diferentes.

¿Cuál es el objetivo principal del modelo de trabajo virtual?

El principal objetivo del modelo virtual de trabajo en equipo es el de lograr la combinación adecuada entre las ventajas del propio modelo y los beneficios aportados por las nuevas tecnologías.

Los recursos humanos adquieren un nuevo sentido, la captación de talento se vuelve internacional.

La gestión del equipo remoto debe subsanar los efectos negativos que derivan de la separación geográfica entre los miembros de un mismo equipo y potenciar los beneficios.

¿Cómo se planifica la coordinación de un equipo de trabajo virtual?

Para coordinar de forma eficiente un equipo de trabajo disperso es necesario:

• Elegir correctamente a los miembros del grupo.
• Conseguir establecer una buena comunicación entre los miembros del equipo.
• Lograr que los integrantes del grupo adquieran un nivel de compromiso e integridad elevado, igualmente que un sentimiento fuerte de pertenencia, que garantice alcanzar el objetivo común.
• Establecer un círculo de confianza que permita delegar las tareas con total seguridad y garantía del cumplimiento de objetivos.
• Conocer los puntos fuertes y las capacidades individuales para reforzar el trabajo conjunto.
• Trabajar la motivación a nivel individual y grupal.
• Compartir entre todos los miembros del grupo los buenos resultados.

¿Qué ventajas se obtienen de un equipo de trabajo virtual?

Son varias las ventajas que se pueden obtener con el trabajo en equipo remoto:

• Disminuyen los gastos habituales generados en la oficina y por la contratación de trabajadores fijos.
• Se minimiza el número de reuniones presenciales.
• Posibilita la renuncia a oficinas de representación, aun estando en mercados externos.
• Se amplía el negocio internacionalmente.
• El teletrabajo ofrece flexibilidad de horarios.
• El nexo de diferentes culturas trabajando en un mismo proyecto aporta objetividad al mismo.

¿Cómo se coordinan los equipos virtuales?

La clave para coordinar de forma eficiente los equipos virtuales es la metodología Agile y Scrum.

Las metodologías donde se combinan conceptos de gestión de mejora continua y cumplimiento de objetivos en tiempos cortos se encuadran en esa definición. Suelen ser modelos garantistas de trabajos flexibles, humanos y con buenos resultados.

La transparencia, la fluidez de trabajo, el control y la adaptación del equipo a los objetivos y al trabajo conjunto definen estas metodologías.

Adaptar el cómo se trabaja a los requisitos concretos de un proyecto de forma ágil, práctica y sencilla, se logra con equipos de trabajo multidisciplinares y que se organicen bajo un consenso unitario, a través del medio y del espacio temporal que definan conjuntamente.

El trabajo suele estructurarse en diferentes partes, cada una con un desarrollo de tiempos corto y entregas ágiles. Si se precisa modificar alguna de las partes no supone una alteración al conjunto del proyecto.

¿Cómo introducir la metodología Agile y Scrum en equipos de trabajo virtuales?

Para trabajar con equipos virtuales es clave la organización, no solo de los miembros del grupo, sino de los procesos y de los canales de comunicación.

A continuación, se indican los pasos para establecer un modelo de trabajo en equipo deslocalizado:

1. Desarrollar procesos de evaluación a través de reuniones rápidas

Una vez definidas las fases del proyecto y establecidas las fechas de entrega de las partes, durante el desarrollo del trabajo se realizarán reuniones diarias, cortas, entre los miembros del equipo y el cliente. Todo ello hasta culminar la primera fase del proyecto y su entrega.

Las principales evaluaciones por la que pasará el proyecto son:

• Sprint Planning Meeting.
• Daily Scrum Meeting.
• Sprint Review/Demonstration Meeting.
• Sprint Retrospective Meeting.

2. Utilizar herramientas de gestión

Una de las herramientas a las que se puede recurrir para facilitar la colaboración entre los miembros de un equipo de trabajo virtual es la TaskRay, que utiliza el modelo Kanban para organizar las tareas y desarrollar una evaluación continuada del trabajo. Todo el grupo tiene acceso y de forma visual evidencia el estado el proyecto.

El trabajo con este tipo de herramientas es sencillo y muy práctico. Trello o Asana son otro tipo de plataformas que facilitan el trabajo de equipo remoto.

3. Aprovechar la tecnología

Diferentes formas de acercar el trabajo y lograr una comunicación más efectiva en los equipos de trabajo descentralizados, como las videoconferencias y los chats aportan muchas ventajas la hora de trabajar con un equipo virtual.

Las distancias se acortan a través de Internet y de las nuevas tecnologías. Hoy ya no se precisa compartir la misma oficina para coordinar un equipo de trabajo eficiente. Las metodologías como Agile y Scrum ayudan a conseguirlo.