Firma digital de documentos en tiempos de teletrabajo

La firma digital está provocando que muchas organizaciones empiecen a digitalizarse y a modernizar su estructura empresarial. Este tipo de firma permite agilizar los procesos administrativos, firmar más contratos y realizar acuerdos de forma efectiva.

¬ŅPor qu√© la firma digital se ha convertido en un recurso imprescindible en tiempos de teletrabajo? Entre otros motivos, porque tiene¬†la misma validez jur√≠dica que la realizada en¬†un documento en papel.

En la actualidad, es fundamental tramitar correctamente los documentos que gestionan tanto las empresas como las personas desde sus casas. De esta forma, se puede garantizar la continuidad de todos los negocios.

¬ŅPor qu√© es importante¬†apostar por servicios de firma digital?

En estos √ļltimos a√Īos, han¬†adquirido mucha importancia los servicios de¬†firma digital, ya que ofrecen la posibilidad de validar¬†cualquier documentaci√≥n. Una de sus grandes ventajas es que se puede obtener la firma en el momento que se requiera¬†y, adem√°s, permite¬†asegurar la¬†validez legal.

En este sentido, facilitar la adaptaci√≥n de las empresas al entorno actual¬†se ha convertido en un requisito indispensable para asegurar su futuro y conseguir contratos de prevenci√≥n de riesgos laborales o de consentimientos.¬†La utilidad del formato electr√≥nico¬†es evidente y es necesario que todas las compa√Ī√≠as se adapten a este sistema.

La firma digital se ha convertido en el aliado perfecto para muchas empresas de seguros y de banca. ¬ŅY cu√°les son sus aspectos m√°s importantes?¬†Fundamentalmente, dos: representa una alternativa m√°s¬†sostenible para el planeta y supone una reducci√≥n considerable de los gastos.

Si se hace referencia a la percepción de los usuarios, la firma digital permite que estos tengan más confianza en el servicio que se les está prestando, ya que pueden obtener de manera inmediata el documento original. Asimismo, es posible eliminar los envíos por correo postal y evitar confusiones, extravíos y otros incidentes.

¬ŅCu√°les son las ventajas de digitalizar los procesos administrativos?

En primer lugar, digitalizar procesos supone una gran ventaja competitiva para las personas que lo llevan a cabo. Es una forma de optimizar recursos y de gestionar de forma mucho más eficiente los procesos y tareas administrativas de la organización.

¬ŅQu√© potencia la firma digital? La firma digital favorece la¬†modalidad remota¬†y es una herramienta fundamental para que el teletrabajo sea viable y para que cada compa√Ī√≠a pueda entregar sus documentos de forma legal.

Algunos ejemplos en los que se puede aplicar son los siguientes: contratos y nóminas de empleados, las ofertas y consentimientos RGPD de cliente, permisos o prevención de riesgos.

El impacto que est√° teniendo la pandemia en la econom√≠a est√° provocando¬†que muchas empresas se vean obligadas a apostar por la firma digital. Algunas de estas compa√Ī√≠as est√°n aprovechando la situaci√≥n para proporcionar servicios gratuitos que incorporan este sistema.

Además, otras están incorporando un descargador centralizado, cuyo objetivo es automatizar el almacenamiento y clasificar los diferentes documentos que se van firmando.

¬ŅQu√© plataformas de firma digital se pueden encontrar?

Hay una serie de plataformas que pueden resultar interesantes para agilizar procesos y obtener la documentación firmada en el momento oportuno. A continuación, se analizan las más importantes.

1. Docuten

Por su gran efectividad y rendimiento, esta es, sin duda, la mejor opción. Permite realizar una firma digital cualificada y consta de validez jurídica, es decir, es equivalente legalmente a la firma hecha en un papel. Por lo tanto, es una forma práctica y segura de firmar contratos.

Adem√°s, mejora la eficiencia y la reputaci√≥n de la empresa, automatiza el flujo de las firmas, gestiona los documentos, es posible acceder a ellos cuando se necesiten y posibilita la firma de documentos desde diferentes dispositivos. Por √ļltimo, cuenta con todas las¬†firmas legales recogidas en el reglamento eIDAS.

Adem√°s ahora permite la firma de documentos directamente desde los ERPs de Microsoft con el conector Docuten eSign, una mejora que en tiempo de teletrabajo se agradece mucho.

2. Zoho Sign

Es otra plataforma para firmar sin la necesidad de usar papeles. Además, proporciona una interfaz para los usuarios muy sencilla y con funciones completas.

¬ŅPor qu√© es una buena opci√≥n? Resulta una excelente alternativa para firmar, enviar y administrar los documentos de forma segura. Tambi√©n ofrece la posibilidad de mandar las copias firmadas a terceros mediante el uso del correo electr√≥nico y realizar env√≠os para recibir las firmas.

3. Docu Sign

Este programa tambi√©n permite enviar los documentos m√°s relevantes de forma instant√°nea a las personas que deseen. Se trata de una¬†forma segura de firmarlos en cualquier lugar. Representa el¬†primer paso para empezar a digitalizar una compa√Ī√≠a y para hacer que¬†sea m√°s fiable ante los ojos de sus trabajadores y clientes.

Es una de las plataformas líderes de firma electrónica y ya la están usando muchos usuarios alrededor del mundo. Se pueden firmar, entre otros documentos, órdenes de compra, operaciones de venta y acuerdos de confidencialidad.

4. Yousign

Es otra solución de firma digital fácil de usar y jurídicamente vinculante. Ofrece la opción de hacer una prueba gratuita para ver su funcionamiento y decidir si usarla posteriormente.

¬ŅPara qu√© sirve? Permite firmar contratos de alquiler, laborales y de venta. Adem√°s, optimiza los flujos de trabajo y dise√Īa nuevos procesos de aprobaci√≥n.¬†Tambi√©n se pueden recolectar las firmas y archivar los diferentes documentos.

5. Signaturit

La plataforma está enfocada para personas que tienen negocios propios y ofrece diferentes servicios de confianza, garantizando así la seguridad jurídica de todas las transacciones digitales que se realicen desde la web.

Facilita la entrega electrónica certificada y la identificación electrónica. Gracias a esta aplicación, aumenta la eficiencia de las empresas que apuestan por sus servicios.

6. VIDSigner

Como en los casos anteriores, permite firmar los documentos de forma remota y con toda la validez legal. Con esta plataforma, cada empresa puede escoger el método de firma que más se ajuste a sus necesidades.

Adem√°s, tambi√©n es posible combinar diferentes m√©todos para que cada persona tenga¬†una experiencia √ļnica. ¬ŅCu√°l es su mayor ventaja? Ofrece un √ļnico servicio para realizar cualquier tipo de firma.

En definitiva, en tiempos de teletrabajo es necesario valorar las diferentes plataformas de firma digital que existen para escoger la que m√°s se adapte a las necesidades de cada empresa. Adem√°s, digitalizar las compa√Ī√≠as se ha convertido en una necesidad de primer orden.

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