Firma digital de documentos en tiempos de teletrabajo

La firma digital está provocando que muchas organizaciones empiecen a digitalizarse y a modernizar su estructura empresarial. Este tipo de firma permite agilizar los procesos administrativos, firmar más contratos y realizar acuerdos de forma efectiva.

¿Por qué la firma digital se ha convertido en un recurso imprescindible en tiempos de teletrabajo? Entre otros motivos, porque tiene la misma validez jurídica que la realizada en un documento en papel.

En la actualidad, es fundamental tramitar correctamente los documentos que gestionan tanto las empresas como las personas desde sus casas. De esta forma, se puede garantizar la continuidad de todos los negocios.

¿Por qué es importante apostar por servicios de firma digital?

En estos últimos años, han adquirido mucha importancia los servicios de firma digital, ya que ofrecen la posibilidad de validar cualquier documentación. Una de sus grandes ventajas es que se puede obtener la firma en el momento que se requiera y, además, permite asegurar la validez legal.

En este sentido, facilitar la adaptación de las empresas al entorno actual se ha convertido en un requisito indispensable para asegurar su futuro y conseguir contratos de prevención de riesgos laborales o de consentimientos. La utilidad del formato electrónico es evidente y es necesario que todas las compañías se adapten a este sistema.

La firma digital se ha convertido en el aliado perfecto para muchas empresas de seguros y de banca. ¿Y cuáles son sus aspectos más importantes? Fundamentalmente, dos: representa una alternativa más sostenible para el planeta y supone una reducción considerable de los gastos.

Si se hace referencia a la percepción de los usuarios, la firma digital permite que estos tengan más confianza en el servicio que se les está prestando, ya que pueden obtener de manera inmediata el documento original. Asimismo, es posible eliminar los envíos por correo postal y evitar confusiones, extravíos y otros incidentes.

¿Cuáles son las ventajas de digitalizar los procesos administrativos?

En primer lugar, digitalizar procesos supone una gran ventaja competitiva para las personas que lo llevan a cabo. Es una forma de optimizar recursos y de gestionar de forma mucho más eficiente los procesos y tareas administrativas de la organización.

¿Qué potencia la firma digital? La firma digital favorece la modalidad remota y es una herramienta fundamental para que el teletrabajo sea viable y para que cada compañía pueda entregar sus documentos de forma legal.

Algunos ejemplos en los que se puede aplicar son los siguientes: contratos y nóminas de empleados, las ofertas y consentimientos RGPD de cliente, permisos o prevención de riesgos.

El impacto que está teniendo la pandemia en la economía está provocando que muchas empresas se vean obligadas a apostar por la firma digital. Algunas de estas compañías están aprovechando la situación para proporcionar servicios gratuitos que incorporan este sistema.

Además, otras están incorporando un descargador centralizado, cuyo objetivo es automatizar el almacenamiento y clasificar los diferentes documentos que se van firmando.

¿Qué plataformas de firma digital se pueden encontrar?

Hay una serie de plataformas que pueden resultar interesantes para agilizar procesos y obtener la documentación firmada en el momento oportuno. A continuación, se analizan las más importantes.

1. Docuten

Por su gran efectividad y rendimiento, esta es, sin duda, la mejor opción. Permite realizar una firma digital cualificada y consta de validez jurídica, es decir, es equivalente legalmente a la firma hecha en un papel. Por lo tanto, es una forma práctica y segura de firmar contratos.

Además, mejora la eficiencia y la reputación de la empresa, automatiza el flujo de las firmas, gestiona los documentos, es posible acceder a ellos cuando se necesiten y posibilita la firma de documentos desde diferentes dispositivos. Por último, cuenta con todas las firmas legales recogidas en el reglamento eIDAS.

Además ahora permite la firma de documentos directamente desde los ERPs de Microsoft con el conector Docuten eSign, una mejora que en tiempo de teletrabajo se agradece mucho.

2. Zoho Sign

Es otra plataforma para firmar sin la necesidad de usar papeles. Además, proporciona una interfaz para los usuarios muy sencilla y con funciones completas.

¿Por qué es una buena opción? Resulta una excelente alternativa para firmar, enviar y administrar los documentos de forma segura. También ofrece la posibilidad de mandar las copias firmadas a terceros mediante el uso del correo electrónico y realizar envíos para recibir las firmas.

3. Docu Sign

Este programa también permite enviar los documentos más relevantes de forma instantánea a las personas que deseen. Se trata de una forma segura de firmarlos en cualquier lugar. Representa el primer paso para empezar a digitalizar una compañía y para hacer que sea más fiable ante los ojos de sus trabajadores y clientes.

Es una de las plataformas líderes de firma electrónica y ya la están usando muchos usuarios alrededor del mundo. Se pueden firmar, entre otros documentos, órdenes de compra, operaciones de venta y acuerdos de confidencialidad.

4. Yousign

Es otra solución de firma digital fácil de usar y jurídicamente vinculante. Ofrece la opción de hacer una prueba gratuita para ver su funcionamiento y decidir si usarla posteriormente.

¿Para qué sirve? Permite firmar contratos de alquiler, laborales y de venta. Además, optimiza los flujos de trabajo y diseña nuevos procesos de aprobación. También se pueden recolectar las firmas y archivar los diferentes documentos.

5. Signaturit

La plataforma está enfocada para personas que tienen negocios propios y ofrece diferentes servicios de confianza, garantizando así la seguridad jurídica de todas las transacciones digitales que se realicen desde la web.

Facilita la entrega electrónica certificada y la identificación electrónica. Gracias a esta aplicación, aumenta la eficiencia de las empresas que apuestan por sus servicios.

6. VIDSigner

Como en los casos anteriores, permite firmar los documentos de forma remota y con toda la validez legal. Con esta plataforma, cada empresa puede escoger el método de firma que más se ajuste a sus necesidades.

Además, también es posible combinar diferentes métodos para que cada persona tenga una experiencia única. ¿Cuál es su mayor ventaja? Ofrece un único servicio para realizar cualquier tipo de firma.

En definitiva, en tiempos de teletrabajo es necesario valorar las diferentes plataformas de firma digital que existen para escoger la que más se adapte a las necesidades de cada empresa. Además, digitalizar las compañías se ha convertido en una necesidad de primer orden.