5 Herramientas imprescindibles para el teletrabajo

Muchas empresas han optado por reducir sus espacios de trabajo y enviar a sus empleados a casa para seguir con su actividad laboral desde allí. El teletrabajo se ha convertido, pues, en los últimos tiempos en la rutina de muchas personas que hasta ahora no se planteaban empezar su jornada desde su hogar. Obviamente, esto implica cambios muy importantes en la organización laboral y en la relación entre los diferentes equipos de trabajo.

La generalización del teletrabajo ha hecho que muchas personas todavía estén buscando las mejores soluciones para crear una nueva rutina laboral. De hecho, esto es indispensable para conseguir tener los mismos resultados en el negocio, aunque no sea el mismo sistema de trabajo habitual.

¿Qué se necesita para teletrabajar?

Antes de iniciar el teletrabajo, es muy importante que el equipo se plantee qué necesidades concretas va a tener, en función de su rutina normal. Lo más habitual es que tenga que establecer comunicación online entre los compañeros, que sea necesario un reparto de tareas y que se necesite un espacio donde almacenar archivos comunes.

La comunicación instantánea online es, hoy en día, un requisito indispensable para que el trabajo se realice con fluidez. Los mails son cada vez menos efectivos en este sentido, porque impiden un feedback inmediato.

En cuanto a la organización, es necesario encontrar herramientas que favorezcan el establecimiento de rutinas cuando se trabaja a distancia, como calendarios de reuniones o un reparto efectivo de tareas. Todo ello, además, debe presentarse de manera muy visual, para que resulte muy fácil de entender por todos los miembros del equipo.

Finalmente, hay que tener en cuenta la necesidad de poder acceder a los archivos con los que se trabaja desde diversos dispositivos, tanto de cara a compartirlos con otros compañeros como en cuanto a evitar dificultades si hay algún problema en el ordenador desde el que se trabaja habitualmente.

5 herramientas para el teletrabajo

Con estos conceptos básicos en mente, es el momento de buscar herramientas online que permitan cubrir todas las necesidades básicas que puedan surgir durante el teletrabajo. Destacar 5 de ellas es una buena manera de conocer las opciones existentes en el mercado. Por supuesto, a partir de estas propuestas es posible encontrar herramientas específicas para cada tipo de actividad empresarial, que incluso pueden adaptarse a los requisitos concretos de cada negocio.

1. Google Hangouts

Con Google Hangouts es posible comunicarse a través de chat, videollamadas y teléfono, siempre de manera gratuita. Además, se puede usar tanto en el ordenador como en el teléfono móvil. Tampoco importa el dispositivo que use la persona con la que se quiere establecer contacto.

Una de sus grandes ventajas a la hora de teletrabajar es que se mantiene en segundo plano mientras se está trabajando en otra pantalla. Envía avisos de mensajes nuevos y llamadas entrantes con un emoticono. Por lo tanto, es muy fácil mantener contacto con el resto del equipo mientras se está trabajando desde casa.

2. Slack

Slack es una de las mejores herramientas para mejorar la comunicación entre los empleados que hacen teletrabajo. Está especialmente pensado para hacer más fluido el trabajo en equipo y sustituir al mail como método de intercambio de información.

Su principal ventaja es que organiza las conversaciones que se puedan tener en diferentes canales. Es decir, permite crear un espacio concreto de charla para cada proyecto o equipo. De esta manera, es más fácil seguir las conversaciones e, incluso, clasificarlas según su importancia para poder priorizar una en un momento determinado.

3. Zoom

Esta herramienta está diseñada para hacer videoconferencias en grupo, ya que las unifica en la nube. De esta manera, las hace más sencillas y se convierte en una solución alternativa a las salas de conferencias físicas tradicionales. También ofrece servicio de mensajería, que pueden escribirse al mismo tiempo que se habla. Igualmente, permite compartir archivos entre diferentes personas.

La interfaz de Zoom destaca por la facilidad de su uso, y por tener una alta calidad de vídeo y audio. Estas características representan una mejora en las comunicaciones de los equipos de empleados teletrabajadores.

4. Jitsi

Jitsi tiene su versión para PC y Android, y es un servicio de videoconferencias de código abierto. Una de sus principales características es que no se necesita una cuenta para acceder a este servicio.

Igualmente, destaca entre otras aplicaciones parecidas porque no tiene un límite de participantes. De hecho, pueden participar tantos en una conversación como capacidad tenga el servidor. Además, puede usarse tanto el público que ofrece el sistema como crear uno de propio para la empresa.

Es una aplicación sencilla de usar, pero que ofrece funciones muy avanzadas. De hecho, incluso permite grabar la llamada y hacer una retransmisión vía YouTube en directo.

Finalmente, hay que destacar que la versión para escritorio permite compartir la pantalla, lo que resulta muy útil en videoconferencias de trabajo.

5. Microsoft Teams

Esta es una de las herramientas más usadas de Microsoft para la gestión de equipos de trabajo. Su capacidad de personalización para adaptarse a las necesidades de cada empresa es, sin duda, un motivo de ello.

Microsoft Teams permite, entre otras cosas, que los coordinadores de grupo puedan hacer un seguimiento de los miembros de un equipo, que se puedan programar turnos y el almacenamiento de archivos. Por supuesto, también tiene chat y la posibilidad de hacer llamadas de audio y vídeo.

Otro de los aspectos más destacados de esta aplicación, que facilita en gran medida el teletrabajo, es que permite una colaboración en tiempo real con las aplicaciones de Office para web.

Todas estas ventajas hacen que Microsoft Teams sea una de las herramientas más utilizadas por las pequeñas empresas que están haciendo sus primeros pasos en el mundo del teletrabajo.

La aplicación de estas 5 herramientas consigue que las personas que empiezan a trabajar desde sus casas, y las empresas que hasta ahora tenían una organización estable en sus oficinas, puedan empezar a tener una rutina adecuada. De esta manera, se hace mucho más fácil conseguir sus estándares habituales de eficiencia, aun estando en espacios físicamente muy distantes y sin la posibilidad de establecer reuniones presenciales.