Las tecnologías de la información y las comunicaciones han propiciado nuevas posibilidades de interacción humana. Un equipo remoto de trabajo elimina la dependencia de un local que centraliza los procesos productivos.
Pero en esta actualísima realidad del mundo laboral también hay exigencias ineludibles: derivan del cambio profundo en las formas de organización orientadas a maximizar sus ventajas y atenuar alguno de sus inconvenientes.
Las transformaciones radicales, en los hábitos y las metodologías, serán planificadas si quieren dar un resultado satisfactorio. Sin otra ayuda que las buenas intenciones, encontrarán una acumulación de obstáculos en la transición. Para estos casos, el soporte profesional de un servicio externo especializado suavizará la adaptación a este estilo de trabajo.
Factores clave en la administración de un equipo de trabajo remoto
Las formas de organización comercial o industrial no son el producto del azar. En ellas hay mucho conocimiento previo acumulado. Suponen respuestas institucionalizadas al problema de generar valor para el cliente y rentabilidad para la empresa.
Por encima de las particularidades de los sectores productivos o de las dimensiones económicas, ¿qué factores comunes serán determinantes para el éxito al pasar de trabajo presencial a remoto?
- Definición clara de roles, misiones y responsabilidades de los trabajadores. Con la falta de contacto personal la tecnología de comunicaciones subyacente cobra una gran importancia para el día a día del negocio. Pero la fluidez operativa se apoya en los empleados con un alto grado de autonomía. Se deberá hacer compatible con la conciencia de participar en un proyecto colectivo. El trabajo particular estará coordinado y sincronizado en los planes establecidos por una programación previa.
- Medios tecnológicos suficientes para acceder a información, recursos instrumentales o apoyo administrativo para resolver incidencias comunes. Con la aparición de la distancia física en el grupo de trabajo hay que contar con instrumentos que eviten una petición continua de instrucciones. Las interrupciones reiteradas en una oficina virtual para realizar consultas distraen y consumen tiempos de trabajo. La rentabilidad final de la empresa obliga a economizar este recurso tan básico.
- La información de la empresa estará segura y será fácilmente recuperable ante situaciones imprevistas. Las medidas de protección de la información y las formas de recuperar un servicio caído van mucho más allá de una simple garantía. Suponen una pieza básica para asegurar la continuidad de la empresa.
- Establecimiento de charlas presenciales, acciones formativas, y reuniones periódicas que estimulen el sentido de pertenencia. El trabajo a distancia no puede ser un pretexto para el aislamiento laboral. Con la frecuencia que se estime oportuna, hay que proyectar de forma tangible la existencia de un equipo para reforzar sus lazos y objetivos comunes.
Beneficios aportados a los empleados por los equipos remotos
¿Cuáles son los principales beneficios recibidos por los empleados cuando se forman equipos remotos? En síntesis se señalan los siguientes:
- Un incremento del tiempo disponible para la conciliación familiar. El trabajo abandona el componente presencial para focalizarse en objetivos. Cuando la iniciativa del trabajador consigue aumentar su productividad añade en la misma proporción el tiempo asignable a otras actividades personales.
- La distancia al centro laboral deja de ser relevante para la satisfacción laboral. Muchas empresas pierden excelentes profesionales por encontrar su vivienda habitual muy alejada de su puesto de trabajo. En la lucha por atraer talento este factor de flexibilidad ejerce una potente fuerza motivadora.
- Ahorro económico y de tiempo en desplazamientos al centro laboral. Es una variable bastante obvia pero que incrementa su importancia en urbes congestionadas por el tráfico.
- Disminución del riesgo de contagios en enfermedades leves pero recurrentes. La pérdida de horas anuales por olas de gripe tiene una traducción económica en el balance. Además, las posibilidades de que equipos críticos por sus funciones queden fuera de juego se reducen considerablemente.
- Mayor personalización de la actividad, lo que estimula la creatividad y la innovación. La autonomía de decisiones que una empresa ofrece a sus empleados puede aligerar la carga de proyectos que requieran un gran compromiso o responsabilidad.
- Familiariza a los empleados con tecnología de vanguardia en comunicaciones. El teletrabajo es un magnífico ejercicio para manejar aplicaciones y servicios en la nube. La necesaria actualización redunda en una renovación simultánea a otras capacidades técnicas.
Aptitudes de los empleados que favorecen el trabajo a distancia
En la selección del personal se tienen en cuenta muchas variables personales y formativas. ¿Qué cualidades de un trabajador favorecen su adaptación a equipos que trabajan en remoto?
- La responsabilidad y alineamiento con los objetivos de la empresa. Posiblemente estas cualidades sean las más básicas y fundamentales para el lucimiento de las demás.
- Administración eficiente del tiempo. La flexibilidad no puede desembocar en una carrera consecutiva de fases de relajamiento con otras de estrés para cumplir con plazos de entrega. La procrastinación es un rasgo de la personalidad incompatible con esta forma de trabajo.
- Capacidad para organizar la jornada laboral sin disolverla en las demás actividades privadas. Es necesario que el trabajador pueda desconectar por periodos razonables, para cargarse de energía en nuevos esfuerzos en la jornada posterior. Por esto, conviene una vida ordenada, equilibrada y saludable.
- Disponer de un espacio cómodo, inspirador y adaptado a la actividad profesional. Para un arquitecto las necesidades en este sentido no serán las mismas que las de un traductor o interprete. Para la localización no hay necesidad de que sea única. Pero en las alternancias posibles no cabe una disculpa por falta de medios o saturación por un ambiente poco ergonómico.
- Capacidad para alternar distintos tipos de comunicación personal. La escritura en pantallas, las llamadas de voz o las videoconferencias deberán estar a la misma altura según los requerimientos del grupo.
- Organización del trabajo y manejo alternativo de criterios de importancia o urgencia para abordar una lista de tareas. Las prioridades las marca la organización, no los caprichos personales.
- Capacidad de adaptación a entornos y servicios en la nube variables o cambiantes. En tecnología de comunicaciones no hay nada más constante que un continuo avance en utilidades y prestaciones.
Riesgos para la empresa de una negligente implementación de equipos remotos
¿Cuáles son los riesgos a los que se expone una empresa cuando cambia el modelo de oficina o planta física? Pueden aparecer algunas de estas disfuncionalidades:
- Falta de entendimiento o coordinación para completar tareas que requieren la participación de varios miembros.
- Formación de subgrupos que no comparten información con el resto por una sintonía especialmente afín en modos de trabajo. El grupo se define en los planes de la empresa y no se forma habitualmente por la espontánea acción de los empleados.
- Pérdida de seguridad por una mayor libertad para usar y acceder a los medios materiales y tecnológicos de la empresa. La confianza en la profesionalidad del personal contratado debe quedar fuera de toda duda.
- Pérdida de capacidad de comunicación por no asegurar la disponibilidad conjunta del personal en momentos resolutivos o críticos.
- Estancamiento en una tecnología superada por la competencia. La productividad conjunta de los equipos en remoto queda atada a los límites que cualquier sistema de comunicación no directo tiene.
- Dependencia de servicios de comunicación o en la nube ofrecidos por terceras empresas, y de su disponibilidad técnica para dar soporte técnico en cualquier momento. Se debe impedir que un fallo interrumpa la actividad de una forma antieconómica.
- Falta de acciones formativas que aseguren la capacitación del personal para dar el cambio. La dilatación temporal excesiva en la conclusión de los trabajos puede venir de un aprendizaje defectuoso o realizado sobre la marcha dentro de la infraestructura de la oficina virtual.
Beneficios para la empresa del trabajo a distancia
Cualquier beneficio para la empresa viene derivado de alguno de estos factores: un ahorro de costes, la satisfacción de los empleados, la satisfacción de los clientes o alcanzar una mayor capacidad técnica. ¿Cuáles son las ventajas concretas que va obtener una empresa por un sistema de trabajo en remoto bien implantado?
- Menor gasto en oficinas, su mantenimiento y una gran independencia de su localización para abordar tareas complejas.
- Mayor facilidad para contratar personal y una enorme flexibilidad para el ejercicio de las tareas que les sean encomendadas.
- Creación de marca como un referente en conciliación familiar, desarrollo tecnológico e implantación de modernas tecnologías.
- Acceso desde cualquier parte del mundo a la información de la empresa y disponibilidad de una plantilla perfectamente dimensionada para los retos que sean establecidos por la dirección.
- Un buen empuje para la innovación, la mejora constante y la búsqueda de la calidad total. El trabajo en remoto promueve la utilización de métricas capaces de ofrecer un retrato preciso y actualizado de la situación empresarial de la organización.
En definitiva, el trabajo en equipo remoto aporta flexibilidad a la organización, atracción de talento y ahorro de costes. También, puede producir una disminución de las relaciones personales que el trabajo debería producir. Al mismo tiempo, hay que impedir que estas modalidades supongan una merma de derechos laborales por la falta de vigilancia en salud y riegos laborales. Hay un fino equilibrio en buscar rentabilidad dentro de las mejores condiciones de empleo.
¿Qué herramientas necesitas para el teletrabajo?
El trabajo a distancia, en las empresas que lo adoptan, está provocando diversas opiniones en los usuarios. Mientras algunos no terminan de estar convencidos de su potencial, otros han quedado gratamente sorprendidos. Estos últimos suelen ser los directores de alguno de los departamentos de la empresa, los cuales encuentran un gran número de ventajas en este sistema.
Con un dispositivo electrónico apto, se puede tener contacto con los trabajadores de forma inmediata, compartir archivos, convocar una junta… De esta manera, es posible dedicar más tiempo a otros asuntos, lo que aumenta la productividad de forma considerable.
No obstante, para teletrabajar en unas condiciones idóneas, es fundamental conocer las diferentes aplicaciones que se pueden utilizar. Para contactar con otros profesionales, organizar reuniones, poner a disposición archivos, gestionar procesos organizativos o cualquier otra necesidad laboral, existen una amplia gama de sitios web y apps.
¿Cuáles son las mejores herramientas para la comunicación?
En la actualidad, hay diversas herramientas que están destinadas a la comunicación entre personas. Por ejemplo, los altos cargos deberán discutir sobre la estrategia de la empresa en primera instancia. Con posterioridad, estos deberán comunicar a sus empleados las tácticas a desarrollar. Para que se pueda llevar a cabo esto a través de internet, se debe hacer uso de alguna herramienta digital.
Slack
Esta herramienta destaca por introducir canales. Aunque esta opción también aparece en otras aplicaciones, Slack ofrece la posibilidad de compartir archivos, los cuales se quedarán guardados en el canal que corresponda.
Los canales consisten en unos grupos donde se encuentran aquellas personas involucradas en la tarea en cuestión. Entre todos los integrantes, habrá una comunicación fluida, ya que se eliminan los correos electrónicos y se utiliza la mensajería instantánea.
Google Hangouts
Entre todas las herramientas que Google ofrecía para unir a las personas a través de la pantalla, Hangouts tenía bastantes seguidores que la usaban para hacer retransmisiones en directo. Esta opción desapareció, aunque aún presenta opciones valiosas para las empresas. No obstante, en cuanto a las retransmisiones, se puede usar YouTube, otro de los sitios web de Google.
Por otro lado, otra alternativa interesante son las videollamadas (para un máximo de diez personas). Por último, también está disponible la herramienta de mensajería instantánea. Con grupos de hasta cien integrantes, se pueden hacer comunicados tanto escritos como orales.
Microsoft Teams
La empresa informática por excelencia, Microsoft, también ofrece instrumentos para la productividad. Microsoft Teams es una herramienta con mucho alcance, ya que proporciona prácticamente todo lo que se pueda necesitar.
Desde el chat grupal del equipo, se puede pasar de unos simples mensajes a una videoconferencia con todos los integrantes. También dispone de un calendario compartido en el que ciertas fechas de interés grupal estarán marcadas, como una reunión a una cierta hora. Adicionalmente, se pueden editar en línea documentos Word, PowerPoint o Excel.
Discord
En un mundo en el que la privacidad es importante, son muchos los que recurren a Discord para tener un lugar en el que comunicarse en forma de chat. La encriptación de datos que esta aplicación ofrece y su gratuidad son sus principales aspectos.
Aunque esta aplicación está diseñada principalmente para los videojuegos, se puede utilizar para cualquier fin. El sistema de creación de grupos es muy bueno, ya que el director general puede tener acceso a cada uno como un observador. Dentro de cada grupo, diferenciados por puestos de trabajo, por ejemplo, cada integrante puede desempeñar su función de comunicación.
¿Qué métodos se pueden utilizar para organizar reuniones?
Entre las herramientas de organización de reuniones, Zoom es una de las más conocidas. Permite acceder a un lugar común en el que poder hablar y, de forma opcional, verse los unos a los otros. Con una comunicación fluida y diversas funcionalidades, hay aplicaciones que facilitan esta interacción.
Zoom
Para celebrar reuniones en las que poder ver y escuchar a todos los integrantes de forma sencilla, esta aplicación es una de las más adecuadas. Con un código y una contraseña que proporciona el moderador, cualquiera puede unirse a una sesión programada. Tiene además funciones muy útiles. Una de ellas es la de compartir la pantalla del dispositivo del administrador o de cualquiera de los integrantes.
Otra de las funciones más llamativas que hay entre las plataformas para reuniones es la de crear salas independientes. Entre todos los integrantes, se forman grupos para que interactúen entre ellos, mientras el moderador puede observar uno por uno cada grupo.
¿Cómo se pueden compartir archivos a distancia?
Hoy en día, existen muchas aplicaciones que proporcionan esta función, Las más populares son Google Drive, Dropbox y Microsoft OneDrive. Los archivos a compartir pueden ser documentos importantes, guías sobre las que centrar el trabajo, informes…
En la mayoría de las apps, estos archivos son del tipo Word, PowerPoint o Excel. Algunas mantienen el formato original de Microsoft, mientras que otras disponen de su propio software, lo que permite la edición online y a tiempo real.
Google Drive
Se trata de una de las aplicaciones más conocidas de Google. Para la inmensa mayoría de los usuarios domésticos, esta es siempre la primera opción por la que optan para almacenar documentos en la nube.
La posibilidad de editar documentos del tipo Word, PowerPoint o Excel, según la terminología de los clásicos de Microsoft, es una de sus mayores fortalezas. La supervisión del desarrollo del trabajo es sencilla de esta manera, ya que permite la visualización en tiempo real de todos los documentos.
Dropbox
Con la ayuda de Google Drive y Dropbox, los archivos de gran parte del mundo están flotando en la nube. Esta última es una aplicación que está dedicada a almacenar y compartir todo tipo de archivos. Al contrario que Google Drive, tiene un acceso más fácil.
Es útil para una intranet, ya que en el explorador de archivos del ordenador puede haber una carpeta sincronizada con Dropbox. Se pueden arrastrar documentos para compartir de forma sencilla, ya que el destinatario podrá abrir la carpeta que se encuentra en su ordenador para acceder a esos archivos.
Microsoft OneDrive
Esta herramienta de Microsoft parece tener un enfoque más doméstico. Es decir,como norma general, no está destinado a empresas, sino a particulares. Ofrece una gran cantidad de espacio disponible, además de otras interesantes ventajas con la edición premium.
Por otro lado, las empresas se pueden beneficiar de su uso, ya que esta aplicación permite que se tengan todos los archivos del ordenador en la nube, sin ocupar espacio en la memoria interna. Por lo tanto, habrá sitio para aquello verdaderamente importante. No solo ayudará a centrarse en el trabajo, sino que acelerará las descargas y el funcionamiento del ordenador.
¿Cómo se pueden enviar archivos rápidamente?
Con aplicaciones como WeTransfer, se agiliza el proceso de envío de archivos. En algunos casos, estas plataformas también ponen restricciones para el receptor del archivo, como la imposibilidad de editar, la autodestrucción del archivo tras el paso de un tiempo preestablecido…
WeTransfer
Este servicio es considerado como el sistema más fácil de enviar archivos para todo el mundo. Ni siquiera es necesario darse de alta. Las transferencias se hacen por correo electrónico. Solo basta con el correo del destinatario y el del emisor, además de los archivos que se desean enviar.
Sin embargo, el envío de archivos no es ilimitado. Hace falta una suscripción para poder enviar archivos más pesados, además de proporcionar otras ventajas, como, por ejemplo, contraseñas para acceder a los archivos transferidos o la no eliminación del archivo tras un tiempo determinado.
¿Cómo organizar los proyectos y tareas?
Se puede llevar a cabo una buena organización con herramientas como Teamwork, Trello, Asana o Monday. Principalmente, como sus miembros no se pueden ver de forma física, las aplicaciones de este tipo tratan de ayudar en todo lo posible. Entre otras ventajas, hacen más llevadera la colaboración y proporcionan libertad en el trabajo.
Teamwork
Centrados en mejorar la productividad del equipo, integra diversas herramientas para la consecución de este fin. Por un lado, permite controlar el tiempo empleado en completar una tarea para obtener una buena contabilidad de gestión.
Aparte de ofrecer este aspecto innovador, también ayuda a mejorar la colaboración de los equipos. Las tareas se completan de forma grupal, así que con el software de Teamwork, la gestión de las tareas está cubierta.
Trello
Los esquemas, las tablas y las listas son la fuente principal del éxito de esta aplicación. Sin duda, aumenta la productividad de los equipos gracias a elementos visuales que permiten obtener información de forma rápida e interactiva. Estos factores harán que la organización no sea tan aburrida y monótona.
Además, funciona como complemento de otras aplicaciones similares. En su página web ofrece power-ups para mejorar el flujo de trabajo. Por motivos como este, es una de las aplicaciones que más gusta a los usuarios.
Asana
Con una buena interfaz para la organización, la asignación de tareas y la continuación del proyecto se convierten en dos procesos muy sencillos. Las fechas límite, mostradas en un calendario, y la comparación con otras tareas otorgan una temporalidad que aclara la gestión.
Además, los trabajos a realizar suelen venir acompañados de la foto de su encargado. Es una forma de agilizar la gestión, además de que se pueden ordenar por prioridad y poner comentarios en ellas.
Monday
Da la posibilidad de trabajar y gestionar proyectos simultáneos. Se puede ver de forma general todo el proceso que se está llevando a cabo en la empresa (como un observador desde las alturas). Los datos estarán sincronizados y no provocarán interrupciones. Posteriormente, se podrán exportar los proyectos para analizarlos con más detalle.
Adicionalmente, se pueden personalizar las notificaciones. Esto evitará ser interrumpidos por aspectos menos importantes que no requieren atención inmediata.
¿Cómo se puede impulsar la creatividad?
Con Stormboard y otras aplicaciones, la identificación del problema y encontrar su solución son dos tareas sencillas. En una situación en la que ninguna idea se debe desechar, una óptima organización es primordial para seguir avanzando y no quedarse varados en una idea insuficiente.
Stormboard
Con un nombre proveniente del método brainstorming, esta aplicación surge para facilitar el proceso de creación y cribado de ideas. En la mayoría de los casos, la denominada lluvia de ideas está enfocada a la solución de un problema, aunque, por otro lado, su objetivo también puede ser la generación de ideas para fabricar un nuevo producto.
En cualquier caso, Stormboard ofrece un lugar en el que ordenar las ideas y clasificarlas según su importancia o prioridad. En etapas posteriores, se desarrollará un proyecto con sus respectivas tareas.
¿Cómo se puede incrementar la productividad?
El seguimiento de los empleados es primordial para conocer si los objetivos de producción se están cumpliendo. Para ello, hay varias aplicaciones que evalúan el rendimiento de los trabajadores.
En el teletrabajo, se corre el riesgo de que alguno de los empleados no esté haciendo lo que debería. Por ello, algunos programas llevan un completo registro de las actividades teniendo en cuenta diversos factores: el tiempo empleado, los minutos de descanso, el tiempo esperado que se requiere para completar una tarea, etc.
TimeDoctor
Esta aplicación se centra en el control de los empleados de forma minuciosa para comprobar que están siendo productivos. Ofrece fórmulas como la grabación de la pantalla o la supervisión de la sesión de trabajo y del equipo. Por otra parte, ayuda al trabajador proporcionándole herramientas para la creación de informes.
No solo es una herramienta autoritaria que robotiza al trabajador, sino que también es un gestor del tiempo. Le indicará al empleado la tarea que debe llevar a cabo y, a veces, en qué momento. Además, las indicaciones irán acompañadas de las explicaciones correspondientes.
Con un amplio surtido de aplicaciones entre las que elegir para lanzarse al teletrabajo, casi nunca escoger solo una es lo más apropiado. No se debe olvidar que en la variedad está el gusto. Para el almacenamiento, por ejemplo, se puede usar más de una para guardar diferentes tipos de archivos. Por ello, siempre hay que buscar cuál es la combinación que mejor se adapta a las necesidades de la empresa y de los empleados.
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